Manual de Urbanidad Religiosa · Cuarta Parte
Capítulo VIII
De la correspondencia epistolar
Escribir una carta correctamente es más difícil de lo que se cree, pues ésta hace en todas ocasiones las veces de una visita y es necesario que ella represente dignamente nuestra persona, así en el lenguaje como en todas sus circunstancias materiales, revelando nuestra finura y delicadeza, la atención y respeto que debemos a la persona a quien nos dirigimos.
Escribir una carta, mensaje o comunicación formal exige más cuidado de lo que parece, porque muchas veces hace las veces de una visita. Por eso, toda comunicación de una hermana debe representar dignamente su persona, su vocación y la Congregación, tanto en el lenguaje como en la forma, revelando finura, delicadeza, respeto y caridad hacia quien recibe el mensaje.
Con excepción de las cartas científicas y de todas aquellas que versan sobre asuntos graves, las cuales admiten un estilo más o menos elevado, una carta no es otra cosa que una conversación escrita, y no debe por tanto emplearse en ella otro estilo que aquel que se emplearía en la expresión verbal de su contenido.
Salvo en escritos científicos, administrativos, jurídicos o de asuntos graves, una carta debe conservar el tono de una conversación escrita: clara, respetuosa, natural y proporcionada al asunto. No conviene usar un estilo exagerado, frío, afectado o confuso. En toda comunicación, la hermana debe cuidar que la palabra escrita no pierda la sencillez, la verdad y la caridad que debe tener la palabra hablada.
El verdadero talento del arte de escribir cartas es saber decir todo claramente en frases sencillas. Una carta todas debemos saber escribirla para hacernos comprender. Hay que escribir con naturalidad, pero no con negligencia; conviene que sea clara, espontánea y efusiva, pero sin vana palabrería.
El verdadero arte de escribir consiste en decir con claridad lo necesario, en frases sencillas y bien ordenadas. La hermana debe escribir con naturalidad, pero no con negligencia; con cordialidad, pero sin vana palabrería; con cercanía, pero sin imprudencia. La extensión de la carta, mensaje o correo dependerá del asunto, del grado de confianza y de la necesidad real de lo que se comunica.
En la extensión de las cartas hay diferencia: si son familiares, no puede ser limitada sino por el grado de amistad que medie entre las personas que se escriben y la naturaleza e intensidad de los sentimientos que en ella se expresen. No puede decirse lo mismo de las cartas de negocios, las cuales deben contraerse exclusivamente al asunto sobre que versan y no contener una sola frase que se aparte de él o no sea indispensable para la inteligencia de las ideas que han de transmitirse.
En las cartas familiares puede haber mayor amplitud de expresión, según la amistad y los sentimientos que se deseen manifestar. En cambio, las cartas de asuntos oficiales, administrativos o de misión deben limitarse a lo necesario, evitando frases ajenas al tema, confidencias impropias o comentarios que no ayuden a comprender el asunto tratado.
Cuando se escribe a una persona de respeto, o con quien no se tiene ninguna confianza, no se le encarga saludar ni dar recados a otras personas que a las de su familia; y en una carta de negocios, sea cual fuere la persona a quien se dirija, se omite todo encargo de esta especie, aun de su propia familia.
Cuando se escribe a una persona de respeto, a una autoridad, a una institución o a alguien con quien no se tiene confianza, deben evitarse encargos personales, recados innecesarios o familiaridades que no correspondan. La sobriedad en la comunicación protege la dignidad del remitente y del destinatario.
El inferior no dará nunca al superior el título de amigo al principio de una carta ni se despedirá titulándose su amigo, sino cuando exista entre ambos íntima confianza, añadiendo siempre palabras que expresen su respeto. Si no media una especial amistad, el título de amigo es enteramente impropio y aun ridículo.
La hermana debe usar tratamientos adecuados según la persona a quien escribe, evitando tanto la frialdad como la familiaridad indebida. A una autoridad, superiora, sacerdote, obispo, bienhechor, colaborador o profesional, se le debe escribir con el respeto que corresponde a su dignidad, oficio o servicio.
Las faltas gramaticales dan siempre una mala idea de la educación de la persona que en ellas incurre; pero las más características de una mala educación son las que se cometen contra las reglas de ortografía.
Las faltas de ortografía, redacción descuidada o mensajes escritos con prisa pueden dar mala impresión y debilitar la seriedad de la comunicación. Por eso, antes de enviar una carta, correo electrónico o mensaje importante, conviene revisarlo con calma, cuidar la claridad, la puntuación, el tono y la intención.
El papel que ha de emplearse en una carta será tanto más fino cuanto menor sea la confianza con la persona a quien se escribe o mayor la consideración y respeto que se le deba; en ningún caso se empleará papel demasiado ordinario. Para personas respetables o materias importantes se emplea el papel de carta; en los demás casos puede usarse éste u otro más pequeño, y para invitaciones y notas verbales se emplea el pliego llamado esquela.
En las comunicaciones impresas o digitales, debe cuidarse también la presentación. El papel, membrete, formato, firma, archivo adjunto, asunto del correo o encabezado del mensaje deben corresponder a la importancia de lo tratado. La pobreza franciscana no justifica el desorden ni la falta de delicadeza.
El impreso enumera los tratamientos entonces usados para el papa Pío XII, cardenales, arzobispos, obispos, canónigos, monseñores, párrocos, presbíteros, superiores generales y provinciales, guardianes, priores, religiosos y profesionales. Distingue los títulos según jerarquía, oficio, ordenación sacerdotal y profesión civil. Esta síntesis crítica conserva el núcleo documental; la lista extensa permanece verificable en las páginas 30–31 del facsímil.
Al escribir a autoridades eclesiásticas, civiles, profesionales o congregacionales, se emplearán los títulos y tratamientos vigentes con sencillez y respeto. Si hubiera duda, conviene consultar antes de escribir, para no faltar a la cortesía ni usar expresiones impropias.
La forma interior de una carta se sujeta a estas reglas: primero, el membrete en la parte superior izquierda o media del pliego cuando el papel carece de membrete impreso; segundo, el encabezado, con lugar y fecha, título y nombre de la persona destinataria y el lugar donde se encuentra; tercero, el tratamiento; cuarto, el asunto o contenido de la carta, guardando el margen conveniente; quinto, la despedida y firma de quien escribe.
La carta o comunicación formal debe contener ordinariamente: lugar y fecha, nombre o título de la persona destinataria, saludo respetuoso, asunto claro, contenido ordenado, despedida y firma. En los medios digitales, el asunto del correo debe indicar con claridad el tema, y los archivos adjuntos deben enviarse correctamente nombrados.
Es sobremanera incivil dejar de contestar una carta oportunamente, lo mismo que contestarla por medio de un recado sin presentar una excusa legítima. Es igualmente incivil contestar una carta al pie de ella misma cuando esto no se exige expresamente.
Es falta de urbanidad dejar sin respuesta una carta, correo o mensaje que requiere contestación, salvo causa legítima. También es descortés responder tarde sin explicación, contestar con sequedad o enviar respuestas ambiguas. La hermana debe cultivar una comunicación responsable, puntual y caritativa.
Para contestar una carta de naturaleza reservada, nos valdremos del mismo conducto por el cual la hayamos recibido, a menos que sea imposible o que la persona que escribió designe expresamente otro conducto. El impreso añade en la página siguiente un esquema de las partes de la carta y del sobre.
Cuando se responda una comunicación reservada, debe usarse el mismo cuidado y, si conviene, el mismo medio por el cual fue recibida. Los asuntos confidenciales no deben reenviarse, comentarse, copiarse ni mostrarse a otras personas sin permiso legítimo. La discreción protege la confianza, la privacidad y la dignidad de las personas.
Con este capítulo concluye el contenido histórico de la Cuarta Parte del Manual. A continuación se presentan, claramente diferenciadas del texto de 1949, las Aplicaciones digitales añadidas en 2026.
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